Comment sont archivés les documents ?
Le projet Rosace va générer, entre les études et la fin des travaux, de l’ordre d’un million de documents. Ce sont des plans, des avant-projets, des rapports, des conventions, des factures, etc. Comment stocker ces données ? Comment s’y retrouver ? Comment exploiter cette masse d’informations ?
Rosace a choisi le principe de la Gestion Électronique de Documents, la GED. Il s’agit de transformer les documents en fichiers numériques, pour les identifier, les classer et les stocker sur des serveurs distants. L’un des leaders mondiaux de ces dispositifs est la société australienne Aconex qui commercialise un logiciel dédié à ces fonctions.
Rosace est l’une des premières structures en France et en Europe à utiliser le logiciel Aconex. Nicolas Ahmed, responsable documentaire pour le projet Rosace, en détaille les avantages.
« Notre gestion électronique de données permet un archivage clair, net et précis de l’ensemble de nos documents. La GED permet aussi un gain de temps considérable pour la recherche des différentes pièces du projet Rosace. Elle a aussi un rôle essentiel pour la conservation de l’ensemble des pièces sur le plan légal. S’ajoute un gain énorme en matière environnementale. Fini les papiers et les classeurs par milliers, bonjour la conservation dans des serveurs informatiques. Le tout dans des conditions de sécurité absolue, sans risque de destruction. »
Alain Sommerlatt, directeur général de Rosace, souligne d’autres avantages encore : « Nous avons été retenus par la Région Grand Est dans le cadre d’une délégation de service public concessive pour une durée de 30 ans. À l’issue de cette période, la gestion électronique des données nous permettra de remettre à notre délégant l’ensemble des documents archivés, classés et optimisés. D’ores et déjà, c’est aussi un gage de sérieux et de rigueur pour les banquiers et les investisseurs qui accompagnent le projet Rosace. »
La mise en place de la GED avec le logiciel Aconex a nécessité la formation de tous ceux qui fournissent des documents dans le cadre du projet Rosace, à savoir les salariés directs ou les sous-traitants. Nicolas Ahmed explique : « Chaque auteur d’un document de toute nature doit fournir sa pièce sous la forme d’un PDF, en respectant une codification qui a été définie en commun. La rigueur est indispensable. »
Avec son assistante, Nicolas Ahmed passe en revue chaque jour une cinquantaine de nouvelles pièces pour vérifier que tout est en ordre : « Si nous ne sommes pas irréprochables au moment de la dépose des pièces, l’ensemble du dispositif sera caduc. Nos obsessions du matin au soir sont la précision, l’exactitude, le sérieux. Il ne faut ni oubli, ni doublon, ni erreur. Chaque acteur du projet peut ainsi retrouver des documents, en se créant ses favoris de recherche. Notre gestion électronique des documents est clairement un investissement sur l’avenir. »
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